会社に雇用されると、マイナンバーの提出を求められます。会社は従業員の保険や税務処理のためにマイナンバーを収集しますが、従業員は必ず提出する必要があるのでしょうか。本記事では、マイナンバーを提出しなければならない理由や提出時に必要な書類について解説します。
こんな方におすすめ
✓会社にマイナンバーの提出を求められている方
✓マイナンバーを会社に提出するのが不安な方
この記事でわかること
✓マイナンバーを提出する際の書類
✓会社に義務づけられているマイナンバーの管理方法
✓会社が準拠するマイナンバー関連の法律
会社がマイナンバーの提出を求める理由
雇用主は法律によって定められた事務を行う場合にのみマイナンバーの提出を求めることができます。ここでは、どのような事務でマイナンバーの提出が求められるのかや、会社がマイナンバーを管理する上で行う安全管理措置について詳しく解説します。
会社がマイナンバーの提出を求めることができる事務は決められている
会社では従業員の健康保険や厚生年金などの加入事務、給与の源泉徴収票作成事務などを行う必要があります。番号法や個人情報保護委員会のガイドラインでは、会社がこれらの事務のために従業員からマイナンバーの提出を求めることができるとしています。
マイナンバーの提出時に必要なもの
会社にマイナンバーを提出する際は、以下のいずれかの書類を提出しましょう。
✓マイナンバーカードのコピー
✓通知カードのコピー
✓マイナンバーが記載された住民票のコピー
マイナンバーカードは裏面にマイナンバーが記載されているため、裏面のコピーも忘れずにしてください。
なお、証券口座の開設などの際に通知カードや住民票を提出する際は、その他に身分証明書もあわせて提示する必要がありますが、社内の場合はその場で本人確認が可能なため、身分証明書の提出は求められないこともあります。
会社にマイナンバーの提出を拒否することはできる？
会社は保険や税金の状況を各行政機関に報告するためにマイナンバーの収集を行っています。例えば、社会保険関係の手続きは年金事務所や健康保険組合に、源泉徴収票などは税務署に提出が必要ですが、会社はこれらの書類にマイナンバーを記載することが求められています。
そのため、従業員は原則として会社にマイナンバーを提出する必要があります。
従業員がマイナンバーを提出しないこと自体は法律違反とはなりませんが、国税庁は会社が従業員にマイナンバー提出の必要性を十分に説明するよう求めています。
マイナンバーの提出を拒否すれば会社の手続きが滞り、社内のトラブルに発展する可能性もあります。次にマイナンバーに関する法律を見ていきましょう。
マイナンバーの管理・保管は大丈夫？
会社にマイナンバーを提出する際、管理や保管を心配する声も少なくありません。そこで、ここからは会社がマイナンバーを保管する際の取り決めについて解説します。
会社はマイナンバーを安全に管理する義務がある
個人情報保護委員会が作成する「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」では、会社はにマイナンバーを安全に管理するための措置を講じなければならないことが明記されています。
具体的には、会社は以下の安全管理措置を徹底することが求められています。
このように、会社は法律やガイドラインに基づきマイナンバーの管理や運用を行っているため、基本的には不当に利用される心配はありません。
また、万一会社のマイナンバー業務従事者が不当に他者へマイナンバーを提供するなどの行為が発覚した場合は、刑法による懲役刑や罰金刑などが課されます。
その他マイナンバーに関して不安を感じる方は、以下の記事も参考にしてください。
辞めた会社のマイナンバー情報は廃棄される
退職した会社に提出したマイナンバー情報は、会社が必要な場合にのみ保管され、必要がなくなれば廃棄されることが原則となっています。
例えば、給与所得の源泉徴収票は7年間の保管義務があるため、この期間中はマイナンバー入りの書類として会社に保管され続け、期間を経過すれば廃棄されることになります。
マイナンバーが記載された書類を廃棄する場合は、紙・電子媒体に問わず、会社が廃棄した記録を残しておく義務があります。
このように、退職者であってもマイナンバーは会社によって厳重に管理されていると理解しておきましょう。
会社のマイナンバー利用目的を理解しておこう
会社は税や保険に関する事務を行うため、従業員にマイナンバーの提出を求めます。会社の事務をスムーズにするため、速やかにマイナンバー関係書類を提出することが望ましいと言えます。
また、会社は法律や各種ガイドラインなどにより、マイナンバーを厳重に取扱うことが義務付けられています。
これらの安全管理措置の仕組みを理解すると、必要以上にマイナンバーの提出を恐れる必要が無いことにお気づきいただけるかもしれません。
